Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO afdeling Zeewolde verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacy statement
In het privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Zeewolde via het ledenadministratiesysteem DLA van de KNV EHBO en Silvasoft. Het privacy statement is terug te vinden op www.koninklijke-ehbo.nl.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
· Voor- en achternaam
· Geslacht
· Geboortedatum
· Adresgegevens
· Telefoonnummer
· E-mailadres
· Diplomanummer Oranje Kruis
· IP-adres
· Internetbrowser en apparaat type
Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens?
Iedereen hieronder vermeld hebben een verwerkingsovereenkomst met de KNV EHBO afdeling Zeewolde.
Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
· Het afhandelen van uw betaling, voor lidmaatschap, voor cursussen, of verleende diensten
· Om u te kunnen bellen of e-mailen of per post te informeren indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren
· Om u te informeren over wijzigingen van onze dienstenverleningen. Zoals nieuwe cursussen en data van herhalingslessen
· Om diensten bij u te kunnen leveren
· Voor de registratie van uw vrijwillige deelname aan evenementen
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.ehbozeewolde.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De secretaris en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in de DLA en Silvasoft en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de afdeling verwijderd. Voor de DLA: zie het privacy statement op www.koninklijke-ehbo.nl.
Inschrijfformulieren voor cursus of workshops op papier of de website
Bij het inschrijven op een cursus via SuperSaas (digitale agenda van de KNV EHBO afdeling Zeewolde) worden gegevens verzameld die u zelf invoert en kunt beheren via de website waar u inlogt. Wij hebben een verwerkingsovereenkomst met Supersaas, waarin duidelijk vermeld staat hoe Supersaas met deze gegevens omgaat. Zie https://www.supersaas.nl/info/avg_gdpr voor meer info over hoe Supersaas met uw gegevens omgaat.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker jonger of ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretariaat@ehbozeewolde.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
Gebruik van andere systemen dan DLA en bovengenoemd, bijvoorbeeld voor de financiën, cookies op de website en een e-mailnieuwsbrief
Om de financiële administratie te voeren en onze ledenadministratie bij te houden, maken wij gebruik van het boekhoudprogramma Silvasoft. KNV EHBO afdeling Zeewolde heeft een verwerkingsovereenkomst met Silvasoft om ervoor te zorgen dat uw gegevens ten alle tijden beschermd zijn, en worden behandeld volgens de AVG.
Zie https://www.silvasoft.nl/verwerkersovereenkomst-avg/ voor meer info over hoe Silvasoft met uw gegevens omgaat.
Ledenlijsten
Bij iedere lesavond is er een fysieke lijst met namen, e-mailgegevens en telefoonnummers van deelnemers. In geval van nood kan de afdeling deelnemers zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het bestuurs- of kaderlid dat die avond aanwezig is en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen bewaard door de secretaris om aan de eisen van Het Oranje Kruis voor verlenging van de diploma’s en certificaten te voldoen
Omgang met beeldmateriaal (foto's, video) van leden
Wij maken foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van onze afdeling en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.
Gezondheidsformulieren en/of registratie van bijzondere persoonsgegevens
Mag ik als EHBO’er gegevens van een slachtoffer doorgeven aan de ambulanceverpleegkundigen?
Als je persoonlijke informatie hebt over het slachtoffer mag je dit gewoon delen met de ambulanceverpleegkundigen. De AVG is pas van toepassing als de informatie wordt verwerkt. Dat is of met een computer of op papier als het doel is ze in een database op te nemen. In de praktijk geef je mondeling deze informatie door. Dan speelt de AVG niet. Wat het ambulancepersoneel met de informatie doen is hun zaak. Daar hoef je je als EHBO’er niet druk om te maken.
Mag je als evenementenhulpverlener informatie over slachtoffers registreren?
Het komt regelmatig voor dat tijdens evenementen gegevens worden bijgehouden door EHBO’ers. Voor de EHBO’er op een evenement geldt vertrouwelijkheid. De informatie mag niet met derden gedeeld worden. Maar dat staat los van de AVG. De vraag is dan of er gegronde redenen zijn om de informatie te bewaren of te verwerken. Soms vraagt een vergunningsverlener dat wel. Het is een ingewikkelde vraag of een overheid dat mag verwachten van EHBO’ers. Het turven van bepaalde ongevallen is geen probleem, zolang het niet te herleiden is tot een specifiek persoon. Ons advies is: houd niet meer bij dan nodig. Minimalistisch zijn, is de sleutel.
Communicatie over privacybeleid
Het privacybeleid van KNV EHBO afdeling Zeewolde is terug te vinden via www.ehbozeewolde.nl en op te vragen via het secretariaat op secretariaat@ehbozeewolde.nl.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris via secretariaat@ehbozeewolde.nl. KNV EHBO afdeling Zeewolde heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
· Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
· TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
· DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
· Al onze mail zal via TLS verlopen (voorheen SSL) om uw persoonsgegevens te beveiligen.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een vrijwilliger van onze afdeling) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
KNV EHBO afdeling Zeewolde bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Wij bewaren uw financiële gegevens volgens de termijn die de belastingdienst hiervoor geeft.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Op www.ehbozeewolde.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert KNV EHBO afdeling Zeewolde binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via secretariaat@ehbozeewolde.nl.
Contact:
secretariaat@ehbozeewolde.nl - in uw email alstublieft ook uw telefoonnummer vermelden